Một offer đã ký chưa phải là một người được tuyển. Ngày đi làm đầu tiên mới là.
Bốn đến tám tuần giữa lúc một người đồng ý và lúc họ đến làm chẳng thuộc về ai — tuyển dụng đã đóng vị trí, nhân sự thì chưa mở hồ sơ. Pre-Onboarding nhận phần khoảng trống đó: một checklist cho mỗi người được tuyển, các mốc cho đến hết thử việc, một tín hiệu rõ ràng khi có gì đó chậm tiến độ, và một cú nhấp bàn giao sang Tanca HRM vào ngày đầu tiên.
- Tanca HRM
- Skillify
- Vingroup Retail
- Masan Consumer
- GrabFood VN
- Golden Gate
Ứng viên tốn kém nhất là người đồng ý rồi không đến.
Đến lúc một người ký, bạn đã tiêu hết chi phí của lần tuyển đó — tin đăng, số giờ sàng lọc, các khung giờ phỏng vấn, cuộc thương lượng. Không khoản nào lấy lại được nếu họ không đến, và bạn bắt đầu lại từ một pipeline trống với một đội đã thiếu người suốt hai tháng.
Chuyện đó xảy ra vì một lý do rất tẻ nhạt. Tuyển dụng đóng vị trí ngay khi có chữ ký. Nhân sự mở hồ sơ vào ngày đầu tiên. Sáu tuần ở giữa, không ai chịu trách nhiệm, còn người từng rất hào hứng qua điện thoại thì không nghe được gì cả.
Trong khi đó các cuộc trò chuyện khác của họ vẫn còn mở, và công ty giữ liên lạc mới là công ty họ đến làm.
Toàn bộ. Phần này không có hạn mức.
Không gì trong phần này tiêu tốn thời gian AI, nên không gì trong đó bị tính theo lượt.
Và nó chạy được dù bạn có dùng Tanca HRM hay không. Nếu có, bàn giao chỉ một cú nhấp; nếu không, bạn xuất hồ sơ ra, và cách nào thì checklist vẫn đầy đủ.
Một bảng, một checklist, và một bộ mốc thời gian.
Nhỏ gọn có chủ ý. Một công cụ pre-onboarding phải đào tạo mới dùng được là công cụ không ai mở.
Những người chưa bắt đầu
Mỗi người một dòng, sắp theo ai đến sớm hơn, với mức sẵn sàng tính theo đúng ngày đó.
Checklist của một người
Mọi việc phải xong trước khi họ đến, ai phụ trách từng mục, và những gì đã xong.
Mẫu checklist
Dựng danh sách một lần cho mỗi vị trí. Nhân sự tuyến đầu và nhân sự văn phòng không cần cùng bộ giấy tờ.
Checklist không phải giấy tờ. Nó là cái cớ để nói chuyện với họ.
Một yêu cầu giấy tờ, một câu hỏi về trang thiết bị, một dòng nhắn về chỗ gửi xe sáng đầu tiên — mỗi thứ là một mục hành chính, và mỗi thứ cũng là một tin nhắn từ một công ty chưa quên rằng có người đang chờ.
Điều đó quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Một người đã ký sáu tuần trước mà không nghe được gì là một người đang lặng lẽ tự hỏi mình có quyết định sai hay không, trong khi một công ty khác vẫn đang gọi cho họ.
Không việc nào ở đây cần một chương trình gắn kết hay một sáng kiến văn hóa. Nó cần ai đó gửi bốn tin nhắn trong sáu tuần, và một hệ thống nói rõ ai gửi và gửi khi nào.
Xong 2 trên 5 chưa phải là vấn đề. Tất cả phụ thuộc vào khi nào họ bắt đầu.
Phần lớn công cụ theo dõi tô màu thanh tiến độ theo tỷ lệ phần trăm, nghĩa là một người xong 40% mà còn hai tháng nữa trông như một trường hợp khẩn cấp, còn một người xong 80% mà chỉ còn hai ngày lại trông có vẻ ổn. Cả hai cách đọc đều sai, và cái sai thứ hai mới là cái nguy hiểm.
Mức sẵn sàng ở đây được tính từ phần còn lại so với số ngày còn lại. Cùng con số 2 trên 5 sẽ là đúng tiến độ vào tháng Tám và là cần chú ý vào tháng Chín, mà không ai phải sửa gì cả.
Và mọi dấu cảnh báo đều nêu rõ nguyên nhân. Không phải một màu, không phải một điểm số — mà một câu bạn hành động được: giấy tờ tùy thân còn thiếu, còn bốn ngày là đến ngày đi làm.
Họ nhìn thấy chuyện gì đang diễn ra, và đó là phần lớn lý do họ đến.
Người đã nhận offer của bạn có chế độ xem đơn giản của riêng họ: việc gì đã xong, bạn còn cần gì ở họ, và ngày đầu tiên sẽ ra sao. Không mê cung đăng nhập, không cổng nhân sự, không phải đặt lại mật khẩu lúc 9 giờ tối hôm trước.
Nó loại bỏ hai thứ khiến người ta lo lắng trong giai đoạn này — không biết có gì đang diễn ra hay không, và không biết người khác mong đợi gì ở mình.
Và khi họ tải một giấy tờ lên từ điện thoại, checklist của bạn cập nhật theo. Không ai phải gửi email một bản scan cho một người khác để người đó lại đi lưu vào đâu đó.
Qua hết tuần đầu tiên, và qua hết thử việc.
Phần lớn công cụ onboarding coi như xong việc khi một người bước vào cửa. Hai thời điểm thực sự quyết định lần tuyển đó có thành công hay không lại nằm sau đó.
Họ đến.
Mọi thứ đã sẵn sàng vì checklist đã chỉ ra thứ gì chưa sẵn sàng. Một thao tác chuyển toàn bộ hồ sơ sang Tanca HRM, và không ai phải gõ lại một cái tên, một số điện thoại hay một số tài khoản.
Hết tuần đầu tiên.
Một buổi trao đổi ngắn, do hệ thống nhắc chứ không dựa vào trí nhớ. Đây là tuần người ta quyết định mình đã chọn đúng hay chưa.
Hết thử việc.
Cột mốc này đến khi hồ sơ đã đầy đủ sẵn: phiếu chấm phỏng vấn, cấp độ từ bài đánh giá, và giờ là ba tháng làm việc thật.
Cột mốc cuối là lúc việc tuyển dụng cuối cùng cũng có điểm. Các cấp độ năng lực từ buổi phỏng vấn nằm ngay cạnh các cấp độ từ kỳ đánh giá thử việc, trên cùng một thang — và đó là cách bạn biết việc tuyển dụng của mình có tốt hay không.
Xem Competency Framework →Bước cuối của tuyển dụng là hồ sơ đầu tiên của quá trình làm việc.
Mọi thứ thu thập trong tuyển dụng và pre-onboarding đều đã đúng và đã được xác minh. Gõ lại chúng vào một hệ thống nhân sự riêng là chỗ sai sót chui vào, và là một buổi chiều không ai có.
Khi không có
Khi có
Nút màu xanh lá duy nhất trên website này. Nó kết thúc tuyển dụng và bắt đầu quá trình làm việc, và đó là nơi duy nhất màu ấy thuộc về.
Không dùng Tanca HRM? Xuất hồ sơ đầy đủ ra thay cho việc đó. Không gì trong phần này bắt buộc phải có nó.
Đường nối giữa tuyển dụng và làm việc.
Pipeline & Ứng viên
Offer đã được nhận
Pre-Onboarding
Bạn đang ở đây
Tanca HRM
Hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương
Skillify
Phát triển ngay từ ngày đầu
Competency Framework
Đánh giá thử việc trên thang của tuyển dụng
Đây là điểm duy nhất trong cả hệ thống mà một ứng viên trở thành một nhân viên — cũng vì vậy nó là điểm mà việc tuyển dụng cuối cùng đo được.
Đo bên trong sản phẩm.
Chuỗi bán lẻ thực phẩm · 22 cửa hàng
Tỷ lệ offer được nhận mà đi làm đúng hẹn, đợt đầu tiên
Công ty logistics · 3 kho miền Nam
Thời gian hành chính cắt bỏ cho mỗi nhân sự mới
Trung tâm tuyển sinh · Contact Centre
Tỷ lệ nhân sự còn làm ở mốc 90 ngày, các vị trí tuyến đầu
Bạn sẽ thấy chính những con số này cho những người bạn tuyển ngay từ đợt đầu tiên.
Những câu hỏi mọi người đặt ra về pre-onboarding.
Cái này có thực sự miễn phí không?
Có, hoàn toàn. Không gì trong phần này dùng thời gian AI, nên không có hạn mức và không tính phí theo lần tuyển.
Chúng tôi có cần Tanca HRM không?
Không. Nếu bạn dùng thì bàn giao chỉ một cú nhấp, nếu không thì xuất toàn bộ hồ sơ. Mọi thứ còn lại chạy được theo cả hai cách.
Checklist có khác nhau theo vị trí được không?
Được. Dựng một mẫu cho mỗi vị trí, mỗi mục có người phụ trách và số ngày lệch so với ngày đi làm. Một người vào kho và một người vào phòng tài chính không cần cùng một danh sách.
Dấu cảnh báo rủi ro được quyết định thế nào?
Từ những việc còn tồn so với số ngày còn lại, cộng với việc đã bao lâu chưa ai liên lạc. Mọi dấu cảnh báo đều nêu rõ lý do.
Nhân sự mới có cần tài khoản không?
Họ có một chế độ xem đơn giản với những thứ họ cần thấy và một cách tải giấy tờ lên từ điện thoại. Không cổng thông tin, không cần đào tạo.
Đến ngày đi làm thì chuyện gì xảy ra?
Một thao tác tạo hồ sơ nhân viên kèm giấy tờ, phiếu chấm phỏng vấn và các cấp độ từ bài đánh giá.
Có bao gồm thử việc không?
Có, đến hết thử việc, và kỳ đánh giá rơi đúng vào thang năng lực đã dùng khi tuyển.
Chúng tôi có xem được vì sao một người không đến làm không?
Hồ sơ giữ toàn bộ lịch sử: việc gì còn tồn, liên lạc diễn ra khi nào, và dừng lại lúc nào. Đó là cách một quy luật hiện ra thay vì chỉ là một câu chuyện kể lại.
Lấy lại sáu tuần sau tiếng “đồng ý”.
Một checklist, một người phụ trách cho từng mục, và một tín hiệu khi có gì đó chậm tiến độ. Miễn phí, và thiết lập mất một buổi chiều.
Bắt đầu miễn phí